با گسترش خدمات الکترونیکی در ایران، استفاده از امضای دیجیتال (توکن) برای تضمین صحت و اعتبار اسناد و معاملات الکترونیکی مهم است. توکن امضای الکترونیکی، دستگاهی شبیه به فلش مموری است که کلید خصوصی امضای دیجیتال را در خود نگهداری می کند. دانستن نحوه اخذ توکن برای مدیران شرکت ها در موارد زیر ضروری است:
- ثبت و ارسال اظهارنامه های مالیاتی در سامانه مودیان مالیاتی
- شرکت در مناقصات و مزایدات دولتی در سامانه ستاد ایران
- ثبت سفارشات وارداتی و صادراتی در سامانه جامع تجارت
با توجه به نقش کلیدی این توکن در فرآیندهای مذکور، آشنایی با نحوه اخذ توکن برای مدیران شرکت ها اهمیت ویژه ای دارد. در ادامه به بررسی راهنمای دریافت توکن می پردازیم.
شرایط دریافت توکن برای شرکت ها چیست؟
در ایران، تمامی اشخاص حقوقی که به صورت رسمی ثبت شده اند و در حال فعالیت قانونی هستند، امکان اخذ توکن امضای الکترونیکی را دارند. این شرکت ها شامل موارد زیر هستند:
- شرکت های سهامی خاص
- شرکت های با مسئولیت محدود
- شرکت های تعاونی
- شرکت های تضامنی و نسبی
- شرکت های دانش بنیان
- موسسات غیرتجاری ثبت شده
فقط نماینده قانونی شرکت (معمولا مدیرعامل یا یکی از اعضای دارای حق امضا در اساسنامه) مجاز به اخذ توکن امضای الکترونیکی برای شرکت است. اگر فرد دیگری از طرف شرکت معرفی شود، باید حتما دارای معرفی نامه رسمی و مهر شرکت به همراه داشته باشد.
همچنین، شرکت هایی که دارای شناسه ملی معتبر و ثبت رسمی در روزنامه رسمی کشور هستند، واجد شرایط اصلی دریافت توکن محسوب می شوند.
شرایط عمومی دریافت توکن برای اشخاص حقوقی
در نحوه اخذ توکن، رعایت چند شرط کلیدی الزامی است:
- فعال بودن وضعیت حقوقی شرکت: شرکت باید به صورت رسمی در اداره ثبت شرکت ها به ثبت رسیده و دارای شناسه ملی معتبر باشد. شرکت های منحل شده یا دارای وضعیت نامشخص (مثلا در حال تغییرات اساسی ثبت نشده) امکان دریافت توکن را ندارند.
- وجود نماینده قانونی مشخص: توکن تنها به افراد دارای اختیار قانونی در شرکت اعطا می شود. اگر مدیرعامل دارای حق امضای رسمی نباشد یا تغییری در ترکیب هیئت مدیره رخ داده باشد که ثبت رسمی نشده، لازم است ابتدا این تغییرات ثبت شوند.
- ثبت نام اولیه در سامانه مرکز صدور گواهی امضای الکترونیکی: هرچند این مرحله اجرایی است، اما تکمیل آن شرط مقدماتی برای بررسی مدارک تلقی می شود.
- ارائه اسناد رسمی به روزرسانی شده: تاریخ اسناد ثبتی شرکت باید به روز و منطبق با آخرین تغییرات قانونی باشد.
- عدم منع قانونی برای فعالیت شرکت یا مدیرعامل: در صورت وجود احکام قضایی، مشکلات مالیاتی یا موانع قانونی، ممکن است صدور گواهی امضا برای نماینده قانونی با تاخیر یا منع مواجه شود.
مدارک مورد نیاز برای اخذ توکن امضای الکترونیکی شرکت ها
در نحوه فعال سازی توکن باید مدارک زیر را ارائه دهید:
- مدارک هویتی نماینده قانونی (مدیرعامل یا فرد دارای حق امضا)
- اصل و کپی کارت ملی جدید یا کارت ملی هوشمند
- اصل و کپی صفحات اول و دوم شناسنامه
- شماره همراه فعال و متعلق به شخص متقاضی
- ایمیل معتبر که در فرایند احراز هویت مورد استفاده قرار می گیرد
- مدارک حقوقی شرکت
- روزنامه رسمی تأسیس شرکت
- آخرین روزنامه رسمی شامل تغییرات هیئت مدیره یا مدیرعامل
- اساسنامه شرکت (در صورت نیاز برای تطابق امضاهای مجاز)
- کپی برابر اصل شناسه ملی شرکت و کد اقتصادی
- معرفی نامه رسمی شرکت با مهر و امضای مدیرعامل (در صورتی که فرد دیگری به نمایندگی معرفی شده باشد)
- سایر اطلاعات و شرایط
- آدرس دقیق محل فعالیت شرکت به همراه کد پستی معتبر
- شناسه ملی شرکت که باید با اطلاعات موجود در سامانه ثبت شرکت ها مطابقت کامل داشته باشد
- حساب بانکی به نام شرکت یا نماینده قانونی (گاهی در مراحل تایید هویت استفاده می شود)
مراحل ثبت نام و دریافت توکن از کجا شروع می شود؟
فرآیند نحوه اخذ توکن امضای الکترونیکی برای شرکت ها از طریق سامانه های رسمی و دفاتر مجاز انجام می شود. مراحل ثبت نام توکن عبارتند از:
-
ثبت نام در سامانه مرکز صدور گواهی الکترونیکی میانی عام (GICA)
اولین گام، مراجعه به وب سایت gica.ir و ثبت نام در این سامانه است. در این مرحله، اطلاعات شخصی و شرکتی وارد شده و نوع گواهی مورد نظر انتخاب می شود. پس از تکمیل فرم ها و پرداخت هزینه، یک کد رهگیری به متقاضی ارائه می شود.
-
تهیه توکن سخت افزاری
توکن سخت افزاری، دستگاهی است که گواهی امضای الکترونیکی بر روی آن ذخیره می شود. مدل های مختلفی از این توکن ها در بازار موجود هستند، مانند توکن ePass3003. این توکن ها را می توان از فروشگاه های معتبر یا نمایندگان مجاز تهیه کرد.
-
مراجعه به دفاتر ثبت نام
پس از دریافت کد رهگیری و تهیه توکن، متقاضی باید به یکی از دفاتر ثبت نام مجاز مراجعه کند. این دفاتر شامل دفاتر اسناد رسمی منتخب و دفاتر پیشخوان دولت هستند. در این مرحله، احراز هویت انجام شده و گواهی امضای الکترونیکی بر روی توکن بارگذاری می شود.
بیشتر بخوانید: چگونه برای اخذ صلاحیت پیمانکاری اقدام کنیم؟ راهنمای کامل 1404
۳ نکته مهم در زمان دریافت و فعال سازی توکن
در نحوه اخذ توکن باید به نکات زیر دقت کنید:
-
انتخاب رمز عبور قوی و امن
در زمان فعال سازی توکن، انتخاب یک رمز عبور قوی و منحصر به فرد بسیار مهم است. استفاده از ترکیبی از حروف بزرگ و کوچک، اعداد و نمادها توصیه می شود. از انتخاب رمزهای ساده و قابل حدس خودداری کنید.
-
نگهداری امن توکن
توکن امضای الکترونیکی حاوی اطلاعات حساس است و باید در مکان امنی نگهداری شود. از قرار دادن آن در معرض رطوبت، حرارت یا میدان های مغناطیسی قوی خودداری کنید. همچنین، از دسترسی افراد غیرمجاز به توکن جلوگیری کنید.
-
نصب درایورها و نرم افزارهای مورد نیاز
برای استفاده از توکن در سیستم های مختلف، نصب درایورها و نرم افزارهای مرتبط ضروری است. این نرم افزارها معمولا همراه با توکن ارائه می شوند یا می توان آن ها را از وب سایت های رسمی دانلود کرد. اطمینان حاصل کنید که سیستم عامل و مرورگر شما با توکن سازگار است.
جمع بندی
دریافت توکن برای ساجات و شرکت ها، فرآیندی حیاتی در راستای دیجیتالی شدن و تسهیل امور اداری و قانونی است. با توجه به پیچیدگی های احتمالی نحوه اخذ توکن، بهره گیری از خدمات تخصصی می تواند زمان و هزینه های شما را کاهش دهد.
شرکت نستوه با سابقه ای درخشان در ارائه خدمات حرفه ای در زمینه ثبت شرکت ها، اخذ کارت بازرگانی، ثبت لوگو و برند و همچنین مشاوره های حقوقی، آماده است تا شما را در تمامی مراحل دریافت توکن امضای الکترونیکی همراهی کند.
مزایای همکاری با نستوه عبارتند از:
- ارائه مشاوره رایگان و تخصصی در زمینه نحوه اخذ توکن
- راهنمایی در تهیه مدارک مورد نیاز و تکمیل فرآیند ثبت نام
- همکاری با دفاتر ثبت نام مجاز برای تسهیل در احراز هویت
- پشتیبانی در نصب و راه اندازی توکن بر روی سیستم های مختلف
برای کسب اطلاعات بیشتر و بهره مندی از خدمات نستوه، با ما تماس بگیرید.
